Module 5 – papier opruimen en organiseren
Bekijk eerst de video hierboven, eventueel kan je daarna hieronder alles nalezen. Veel plezier!
Welkom terug, bij module 5!
Je bent nu bij de vijfde module aangekomen. Dat betekent dat je alle kleding en boeken hebt opgeruimd. Je hebt daar keuzes in gemaakt en ruimte gecreëerd. Goed gedaan! We gaan nu hetzelfde doen met je papieren. We gaan al het papier opruimen en organiseren. En met papieren bedoelen we ALLE papieren die je in huis hebt. Je administratie, reclameflyers, take-out menu’s, gebruiksaanwijzingen, tekeningen van kinderen, post it’s waar je nog iets mee moet. En ga zo maar door.
Verzamelen & sorteren
Ook hier gaan we beginnen door alles op 1 plek te verzamelen. Papier is best veel werk om goed uit te zoeken. Dus, zorg dat je een plek hiervoor in huis kunt vrijmaken waar je het meerdere dagen kunt laten liggen, zonder dat het in de weg ligt. De eettafel of aanrecht is daarom minder geschikt.
Als je alle papieren hebt verzameld is het handig om ze te sorteren op soort. Dus, bijvoorbeeld een stapeltje voor reclame, eentje voor administratie, eentje voor sentimenteel, een voor kinderknutsels en een stapel voor papieren waar je nog iets mee wilt doen in de toekomst. Maar, misschien is er nog wel een categorie die ik hier niet noem en die alleen jij hebt. Verdeel alles over deze categorieën zonder veel tijd te besteden aan de inhoud. Dat gaan we straks doen. Want, nu alles verdeeld is, kun je keuzes gaan maken per stapeltje.
Keuzes maken
Per categorie ga je nu besluiten wat er weg mag en wat er blijft. Bij het weggooien van papier is veiligheid wel een belangrijk thema. Veel van mijn klanten vinden het spannend om persoonlijke papieren in de vuilnis te gooien, omdat ze bang zijn voor fraude of misbruik. Maar, het is heel simpel: alle restafval wordt verbrand. Dus, je kunt je papier veilig in het restafval-zak doen zonder dat iemand eraan komt. Let er dan wel op dat je het zelf in de container kunt gooien. Als je vuilniszak bijvoorbeeld aan de weg staat voor pick-up, zoals in Amsterdam op veel plekken, is het verstandiger om persoonlijke papieren wel door bijvoorbeeld een papierversnipperaar te laten halen en afvoeren. Als je twijfelt of het in jouw gemeente ook zo werkt, is het goed om dit even na te vragen voordat je aan papier begint.
Nu je keuzes gaat maken is het handig om de vuilniszak en papierbak naast je neer te zetten. De papierbak is uiteraard heel geschikt voor alle niet-persoonlijke papieren zoals kranten, tijdschriften of andere niet-persoonlijke documenten.
Administratie organiseren
Nu zijn er twee soorten papieren waar we het vandaag over gaan hebben: Administratie en Overig. We beginnen even met Administratie. Hoe je jouw administratie wilt opbergen/bewaren is heel persoonlijk. Ik geef je hier drie populaire opties:
1. Digitaal
Je scant alles in wat je moet bewaren en bewaart dat op je computer of in de cloud in mapjes. Superhandig, want zo kan je er altijd makkelijk bij en neemt het geen fysieke ruimte in, in je huis. Zorg wel dat je regelmatig back-ups maakt of dat je het op een plek in de cloud opslaat waar je altijd bij kunt. Ook handig voor als je veel onderweg bent.
2. In mappen
Deze ken je waarschijnlijk wel, van die ordners met twee ringen waar je papier in kunt opbergen met twee gaatjes. Op de rug zit een keurig label met de inhoud van de map. Dit is een hele bewerkelijke methode, die minder populair wordt de laatste jaren. Het neemt sowieso veel ruimte in, in je huis, want je moet die mappen ergens plaatsen. Maar, je moet ook ieder document voorzien van gaatjes of in een mapje schuiven. Dat kan voor sommige mensen een drempel zijn om het opgeruimd te houden. Ik zie bij klanten dan ook vaak dat de ordners toch weggaan, omdat het niet bij te houden is.
3. De harmonicamap
Een handige tussenstap is de harmonica map. Je doet dan voorop een A4’tje met alle leveranciers of onderwerpen die in die map zitten en als je nieuwe post krijgt die je moet bewaren, schuif je dat direct in een van die harmonicamapjes. Best overzichtelijk en het neemt niet zoveel ruimte in, in je huis. Ik gebruik dit systeem thuis ook en heb met mijn huishouden van 5 personen en een hond, maar 2 mappen nodig.
Er zijn nog 2 dingen dingen waar je op moet letten als je door je administratie gaat:
1. Hoe lang moet je bepaalde dingen bewaren bijvoorbeeld? Check de site van de belastingdienst voor de laatste informatie. Daar kun je precies zien hoe lang je de administratie moet bewaren die je belastingaangifte onderbouwt. Voor onroerende zaken is dat een ander aantal jaren. Voor ondernemers gelden weer andere richtlijnen.
2. Aankoop-bonnetjes zijn handig om te bewaren als het om grote aankopen gaat zoals een fiets of een computer, zeker tijdens de garantietermijn. Het kan ook handig zijn om ze daarna nog te bewaren, voor het geval je het object nog een keer wilt doorverkopen. Maar, wees kritisch naar bonnetjes van kleinere aankopen. En digitaliseer ze zoveel mogelijk.
Overig papier organiseren
En dan komen we bij de categorie OVERIG papier. Je administratie is nu op orde en je hebt alleen nog de documenten bewaard die je echt nodig hebt. Dus, nu kijken we naar de andere papieren. Die kun je per categorie-stapeltje uitzoeken. Wat blijft er en wat mag weg? Daarna kun je al die stapeltjes onderverdelen in deze drie categorieën:
1. ACTIE: hier moet je nog iets mee. Het kan een to do lijstje zijn of een uitnodiging voor een feestje. Maar, dit is duidelijk een actiepunt. Bundel deze samen in een mapje op een plek waar je makkelijk bij kunt. Leer jezelf aan dat je op een vast moment in de week naar dit mapje kijkt, zodat je er ook echt iets mee doet.
2. LOPENDE ZAKEN: hier heb je al actie op ondernomen en je bent nu in afwachting van de andere partij. De datum moet nog komen of je wacht nog op een reactie. Bundel deze ook in een mapje op een centrale plek en check ze een paar keer per maand. Als het moment voorbij is, kan het weg of opgeborgen.
3. OPBERGEN: het is afgehandeld. Je hebt alles ermee gedaan wat je nodig had en je wilt het document wel bewaren. Hoort het misschien in je administratiesysteem? Dan weet je hoe je het wilt opbergen. Maar als het geen administratie betreft, moet je iets anders verzinnen. Zeker als het papieren zijn die regelmatig terugkomen in je huishouden. Ik benoem hier drie soorten papier waar je een systeem voor kunt bedenken:
1. Kindertekeningen
Als je kleine kinderen hebt of hele creatieve kinderen, is er een grote stroom van creaties die binnen komt. Vaak op grote A3 formaat papieren. Probeer bij binnenkomst direct te besluiten of het ge-etaleert mag worden in je huis. Denk aan de koelkast, een fotolijst of een andere verzamelplek. Als je het niet wilt ophangen, kun je ze gelijk weggooien natuurlijk. Maar het kan zijn dat dat lastig is, omdat je je kind niet wilt teleurstellen. Kun je deze selectie creaties ook tijdelijk opgebergen in een bak uit het zicht? In de bijkeuken, in je kantoor of een andere plek waar je kind niet makkelijk komt. Als de bak vol is, is het moment om te checken wat er weg mag en wat opgeborgen moet worden in een portfolio map bijvoorbeeld. Neem dan ook gelijk die etalage-plekken mee die ik net noemde. Maak die ook leeg en berg de knutsels op. Je kunt een fotoboek maken van de knutsels, of je bewaart ze in een afsluitbare doos met de naam van je kind erop. Let er wel altijd op dat je deze collectie niet te groot maakt. Het moet overzichtelijk blijven. Als je kind uit huis gaat, wilt het deze collectie waarschijnlijk niet meenemen. Je verzamelt deze kunstwerken dus vooral voor jezelf. Blijf daar alert op.
2. Take-out menu’s
Een tweede soort papier die ik hier graag wil noemen zijn take-out menu’s. Als je graag bij bepaalde restaurants bestelt, is het soms handig om hun menu te hebben. Daarintegen als je toch altijd online bestelt, heb je deze papieren echt niet nodig. Wees hier dus ook weer kritisch op of ze echt iets toevoegen. En als je ze wilt houden, bewaar ze dan op een plek die logisch is voor jou. Bij je kookboeken bijvoorbeeld of in je keukenlade. Maar, misschien heb je wel en een andere plek die veel logischer is. Zorg in ieder geval dat ze bij elkaar in een mapje zitten, zodat ze niet door je andere papieren en spullen kunnen gaan zwerven.
3. Gebruiksaanwijzingen
En tenslotte de laatste papiersoort die aandacht nodig heeft. Dat zijn de gebruiksaanwijzingen. Ik zie deze heel vaak bij klanten omdat ze die voor de zekerheid willen bewaren. Maar, probeer voor jezelf af te vragen, wat zou ik doen als ik merk dat mijn apparaat het niet doet? Pak ik dan de gebruiksaanwijzing erbij pakken? Of zoek ik toch eerst online? Als je van de eerste categorie bent, is het handig om een plek te maken in je bijkeuken of trapkast waar je deze papieren kunt bewaren in een afsluitbare bak of map. Want, dan wil je er makkelijk bij kunnen om ze te gebruiken. Zorg wel dat je alleen de papieren bewaart waar je het apparaat nog van hebt. Als je liever online zoekt naar de gebruiksaanwijzing, kun je makkelijk afscheid van de papieren gebruiksaanwijzingen nemen. Kijk dus weer naar hoe jij je spullen wilt gebruiken en pas daar je keuze op aan.
De gatekeeper
We hebben nu alle papiersoorten besproken en ook een paar systemen besproken om deze categorie op te ruimen. Een goed werkend systeem zorgt ervoor dat je het opgeruimd kunt houden, omdat je het makkelijk kunt bijhouden. Alleen jij bepaalt wat voor systeem dat is en op welke plek je de spullen wilt bewaren.
Ondanks dat er tegenwoordig veel paperless gecommuniceerd wordt, komt er ongemerkt veel papier onze huizen binnen. Als gatekeeper of poortwachter, ben jij verantwoordelijk om deze hoeveelheid in goede banen te lijden. Dat er ook echt actie ondernomen wordt op wat er binnenkomt. Dat is echt heel belangrijk in het opgeruimd houden van je huis. Bepaal dus wat je met binnenkomende post doet. Je kunt een vaste plek in huis benoemen waar je dat neerlegt en dat je het dan 1 keer per week doorgaat om keuzes te maken. Ik heb in deze module uitgelegd hoe je dat kunt doen met mapjes LOPENDE ZAKEN, ACTIE en OPBERGEN.
DE OPDRACHT
Iedere module eindigen we met een opdracht. Voor nu is dit jouw opdracht:
1. Verzamel al je papieren op 1 plek en zoek daarvoor een plek in huis waar je dit deelproject een paar dagen kan laten liggen, indien nodig.
2. Sorteer alles op soort en maak dan keuzes over wat je wilt houden.
3. Maak een goed administratiesysteem dat voor jou werkt en pas het toe.
4. Maak een plek in huis waar je binnenkomende papieren kunt onderverdelen in een mapje ACTIE, LOPENDE ZAKEN en OPBERGEN.
En als je dit alles hebt gedaan, is het zaak om ermee te gaan werken. En kun je door naar de volgende module. Test uit wat je hebt bedacht voor je papieren en pas het aan waar mogelijk.
Zet ‘m op! En als je tussendoor vragen hebt, kun je mij altijd bereiken op een van deze nummers.
Tot ziens, bij de volgende module!
Liefs, Eva.